وطلبت المحافظة بحسب وكالة سانا، من صاحب العلاقة إرفاق جميع المستندات والأوراق الثبوتية التي تؤيد الشكوى، بما فيها الهوية الشخصية، أو وكالة مصدقة، إضافة إلى تصريح خطي، يؤكد فيه أن كل ما ورد في الشكوى صحيح، وعلى مسؤوليته.
ودعت المحافظة إلى عدم الأخذ بالشكاوى المتعلقة بمواضيع منظورة أمام القضاة، أو تم الفصل فيها بقرار قضائي، وتلك المتعلقة بنزاع شخصي بين الأفراد، وليس محلها الوحدات الإدارية، والشكاوى التي تمت دراستها سابقاً، إلا إذا طرأ عليها مستجدات لم تدرس، إضافة إلى المتعلقة بمواضيع قديمة مرّ عليها أكثر من ١٥ عاماً.