وفي تعميمها المنشور على معرفاتها الرسمية، اشترطت الوزارة لقبول طلب الإيداع أو الترميم أو التسجيل وفق هذه الآلية "وجود نسخة أصلية مصدّقة طبق الأصل عن المحرّر أو الوثيقة المفقودة أصلها لدى دائرة الكاتب بالعدل، وفي غير ذلك لا يُقبل الطلب، ويُكلَّف صاحبه بمراجعة القضاء المختص للمداعاة بشأن أيّ حقٍّ يدّعيه وفق الأصول المقرّرة لذلك قانوناً".
وأضافت أنه "إذا كانت بحيازة أحد أطراف المحرّر أو الوثيقة نسخة أصلية مصدّقة أو صورة أولى مصدّقة طبق الأصل عنها، وكان مظهرها الخارجي لا يثير الشك في مطابقتها للأصل، فيمكن لحائزها طلب إيداعها وتسجيلها لدى دائرة الكاتب بالعدل المختص الذي سبق له توثيقها فيها".